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办公技巧 | 纸质文件电子化方法汇总

2016-08-19 21:41:00来源:20区编辑:转角遇见你

办公技巧 | 纸质文件电子化方法汇总



  律师为了快速、便捷、高效的办公,在整理归档文件时,在去法检系统阅个卷时,在去工商、税务等部门查个档时,或者是与客户间进行一些文件的传输时,乃至像做“基金保壳”业务需传送给中基协电子格式的法律意见书时,往往首先选择的方法是把重要的文件用手机拍成照片来使用。


  当这些照片被打印出来的时候,发现文件变成了歪歪扭扭的形状,然而这还不是最难受的,更可气的是图片打印出来大多呈现黑乎乎的一片,浪费了多余的打印墨,在当做证据提交法庭时,被对方质证“证据中主要内容不清晰!”,在给客户交流传送时,被客户回电“你这传的文件,俺可是看不清啊,啥,啥,啥,这是个啥?”……这太有损律师行业高大上的“逼格”了,不仅没有达到高效办公,反而会窝工!真是气不打一处来,莫不是每天走哪都需要背上一台笨重的扫描仪不成?


  NO!NO!NO!其实解决问题的方法还是有的,现在就让小编与大家一同学习如何将纸质文书进行电子化处理:




方法一:传统扫描仪扫描法

推荐指数:★☆☆☆☆

必要条件:1、传统扫描仪;2、电脑。

难易程度:简单

主要优点:扫描出来的文件像素较高,失真率小,扫描后再打印出来的文件保真率高,扫描件平整无褶皱,与原件一致率可达99%以上,为典型的复印件。

主要缺点:扫描慢、设备笨重不便携带。

适用范围:需要准备极为严谨但量较小的电子版文件时可使用本方法。

操作方法:一般情况下,首先将设备连接电脑,联通设备电源,再安装驱动程序,最后在所安装的电脑程序中根据提示进行扫描操作。




方法二:手机拍照扫描法

推荐指数:★★★★★

必要条件:1、带高清摄像头的手机(摄像头≥500万像素),如苹果六代手机、华为荣耀6手机;2、手机APP“全能扫描王”

辅助设备:手机俯拍支架配合蓝牙快门或手机耳机线(防止拍照时手抖),可在网上购买,牛人亦可自行DIY制作。

难易程度:中等

主要优点:便捷、高效、容易保存,传输便捷,操作灵活性高且设备携带方便。扫描出来的文件像素较高、失真率较小。并可根据需要制作成PDF或图片格式进行使用。

主要缺点:对操作人员的拍照技术有一定要求,对光线有一定的要求,对需扫描的纸质文件的平整性要求较高。

适用范围:满足律师在工作中90%以上需要扫描的情况。

参考实例:制作“基金保壳”业务时需给中基协官网上传PDF格式的法律意见书。

操作方法:

  下载“全能扫描王”APP并安装,根据APP的“首次使用提示”功能进行简单的操作学习后,一般基础的操作方法就掌握了。

  拍照时的注意事项:①需要扫描的纸质文件尽可能平整的放在桌面,拍照时手机摄像头应当于文件水平,文件成像后应当尽可能接近常规矩形(拍成梯形也可以,但是容易导致扫描后文件失真)。②尽可能不要将手机、手、胳膊等阴影投射到文件上,这对光线的要求较高。③为了软件能够自动识别需要扫描文件的边缘区域并剪裁,拍照时,文件应当放在深色的桌子上,形成上下色差,文件四个边缘一定要均拍入照片内部,即可让软件进行识别。

  此方法比较灵活,只要能够注意到上述所说手机拍照时的注意事项,在去法检系统阅卷时、在去工商税务等部门查档时,可先进行拍照,回来后再将照片导入软件进行编辑。甚至用数码相机拍出来的照片,导入手机后也可以进行扫描化编辑。另外,现在“全能扫描王”推出自动识别纸质文件中文字的功能了,类似于“印象笔记”软件的一些功能,小编会与大家一同深入学习如何使用,待熟练掌握后再与大家分享。




方法三:便携式高拍仪扫描法

推荐指数:★★★☆☆

必要条件:1、便携式高拍仪;2、电脑

难易程度:简单

主要优点:与传统扫描仪不同,此方法的基础并非扫描技术,而是传统的照相技术,但由于设备比较专业,所以进行拍照扫描时速度极快、效率高。携带较为方便。

主要缺点:需要配合电脑使用,扫描前的准备工作需要耗费一定时间。

适用范围:满足律师的大量文件电子化处理工作,但上述方法二用手机操作时容易内存空间不够、电量不足。

参考实例一:我所张力、焦新见律师代理的某案证据材料有九大箱,四助理用两台便携式高拍仪全部扫描成了几个G的电子版文件。不仅方便后期查阅、节约物理空间,还节省了至少50包打印纸。

参考实例二:银行窗口工作人员在办理业务时常用此设备。

操作方法:一般情况下,首先将设备连接电脑,联通设备电源,再安装驱动程序,最后在所安装的电脑程序中根据提示进行扫描操作。


  如果上述三种方法配合印象笔记等软件,或根据极端情况再配合PS后期处理技术,基本就可以解决99.9%的纸质文件电子化需求了!


本期编辑/任立坤






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